روش‌هایی برای بهبود و مدیریت «جریان بیمار»

همواره پزشکان در مطب یا کلینیک و یا مدیران بیمارستان با این چالش مواجه هستند که چگونه با منابع محدود و هزینه‌های رو به رشد، بالاترین سطح کیفی درمان را در مراکز سلامت ارائه کنند. با افزایش فشارهای درآمدی، مطب‌ها و کلینیک‌ها می‌دانند که کارآمدی جریان بیمار (Patient Flow) کلید رضایت مراجعین، افزایش درآمد و بهبود بهره‌وری است. هر مرحله از جریان بیمار، از رسیدن به پارکینگ تا خروج از مطب، باید روان و یکپارچه باشد. ارائه‌دهندگان خدمات سلامت باید بتوانند به شکلی کارآمد عمل کنند و بیشترین وقت ممکن را با بیماران داشته باشند.

با به حداقل رساندن انتظار می‌توانید به بیماران این احساس را بدهید که از آن‌ها خوب مراقبت می‌شود و تعداد ویزیت‌های روزانه‌ را به حداکثر برسانید. با بررسی جریان بیمار، درمانگران می‌توانند کارآمدی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و درنتیجه ضمن افزایش درآمد، شادی و سلامتی بیماران بالاتر می‌رود.

در ادامه همراه مداریو بمانید تا با سه روش برای بهبود جریان بیمار آشنا شوید.

1. تمام افراد مطب یا کلینیک نقش کلیدی دارند

جریان بیمار فقط به پزشکان بستگی ندارد، بلکه تلاشی گروهی است که نیازمند مطابقت کامل کارکنان با اهداف مطب است. برای این کار باید ارتباط منسجم و هماهنگی بین تمام کارکنان وجود داشته باشد. شما باید به زمان رفت و آمدِ نیروهای مطب -کلینیک به خانه و رضایت درآمدی آن‌ها توجه داشته باشید.

2. جریان بیمار در مطب یا کلینیک را ترسیم کنید

قبل از اینکه بتوانید جریان بیمار را بهبود ببخشید، باید تنگناهای کندکننده‌ی پروسه‌ی مراقبت از بیمار را شناسایی کنید پس

• نقشه‌برداری جریان. از دوستان یا اطرافیان خود بخواهید به‌عنوان بیمار از مطب شما بازدید کنند و در مورد کل زمان ویزیت با جزییات یادداشت‌برداری کنند. حالت ایدئال این است که کارکنان مطب از هدف واقعی این داوطلبان بی‌اطلاع باشند یعنی کادر درمان نباید بداند فردی که برای این بازدید آمده از اطرافیان شماست و چه هدفی دارد.
• اندازه‌گیری زمان چرخه. زمانی را که بیمار برای ویزیت می‌گذراند اندازه‌گیری و ثبت کنید. به زمان انتظار توجه ویژه‌ای داشته باشید. کل زمان چرخه یا همان فاصله‌ی ورود بیمار تا دریافت درمان را ثبت کنید.

3. تنگناهای کندکننده را رفع کنید

هنگامی‌که تنگناهای مانعِ جریان را شناسایی کردید، می‌توانید اصلاح پروسه‌های کاری خود را شروع کنید. شایع‌ترین دلایل کندی روند درمان عبارت‌اند از:

• زمان ویزیت

معمولا کارمندان مطب پس از مراجعه‌ی بیمار متوجه می‌شوند که نتایج آزمایش‌های مهم یا مدارک لازم را ندارند. برای جلوگیری از لغو وقت ویزیت، از روز قبل بررسی کنید که آیا تمام اطلاعات لازم در پرونده بیمار موجود است یا نه و در صورت لزوم زمان ویزیت را تغییر دهید. پرونده الکترونیک سلامت (EHR) می‌تواند با به‌روزرسانی فوری نتایج آزمایشگاهی و تصویربرداری به شما کمک کند.

یکی دیگر از رویکردهای مؤثر در برنامه‌ریزی ویزیت‌ها این است که پزشکان و کارمندان، برنامه‌های خود را با هم مرور کنند تا ببینید چطور می‌توانند جریان کاری بهتری داشته باشند. به‌عنوان‌مثال، اگر پدر یا مادری به دلیل سرفه‌ی یکی از پسرانش به مطب آمد و پزشک می‌داند از سایر فرزندان آن خانواده نیز باید آزمایش بگیرد باید فرم‌های از پیش آماده‌ای داشته باشید تا روند درمان زودتر انجام شود. همچنین پرستار یا پزشکِ کمکی می‌تواند سرعت کار را بالا ببرد.

• معماری مطب
• پذیرش باید نزدیک در ورودی و در جایی باشد که مسئول پذیرش قادر به مشاهده کل اتاق باشد. طراحی پیشخوان قسمت پذیرش باید به شکلی باشد که به بیماران امکان پر کردن مدارک روی میز را بدهد.
• اتاق‌های معاینه باید در نزدیکی محل انتظار باشند. ارزیابی کنید که مطب شما همزمان چند اتاق معاینه را می‌تواند مدیریت کند.
• استفاده از اتاق‌های معاینه‌ی اضافی برای شرایط اضطراری را در نظر بگیرید.
• صرف‌نظر از طراحی مطب، اگر مطب شما بیماران بیش‌ازحدی را به‌طور همزمان پذیرش کند منجر به عصبانیت و ناخشنودی مراجعین می‌شود.

4. از پرونده الکترونیک سلامت استفاده کنید

غالباً کارهایی مانند ویزیت‌ها‌ که در طول یک روز معمولی پیش می‌آیند، سرعت جریان بیمار را کاهش می‌دهند. درخواست پر کردن مجدد فرم، تماس‌های تلفنی و وقت دادن باید مدیریت شود. پرونده الکترونیک سلامت بیمار و نرم‌افزار مطب می‌تواند این کارها را تسریع کند. پرونده الکترونیکی بیمار، با ویژگی‌هایی چون رزرو آنلاین وقت و نسخه الکترونیک (نسخ الکترونیکی) به شما وقت آزاد بیشتری می‌دهد که به‌تدریج تماس‌های تلفنی، نمابر و ورودی دستی اطلاعات را حذف کنید. چنانچه فردی به‌صورت حرفه‌ای در پرونده الکترونیکی بیمار تبحر داشته باشد می‌تواند به سایر کارکنان و پزشکان کمک کند که سریع‌تر و به‌صورت بهینه از این پرونده‌ها استفاده کنند.

هنگام تلاش برای بهبود جریان بیمار، هر بار یک تغییر کوچک را آزمایش کنید و حتماً مشخص ‌کنید که آیا این مداخله‌ی شما باعث افزایش رضایت بیماران از ارتقای کیفیت درمان و بالاتر رفتن سطح درآمدی شما شده است یا نه؟ اهدافی قابل‌اندازه‌گیری را داشته باشید تا بهتر بتوانید نتیجه تغییرات را بررسی کنید .